Préposé.e aux inventaires et équipements (comptes payables)

Votre défi

Sous l’autorité de la directrice du Service des finances, le rôle principal du salarié de cette fonction consiste à effectuer le suivi des procédés de contrôle comptable, l’achat des équipements et la gestion des inventaires du Service des travaux publics ainsi que l’opération du logiciel relié à la flotte de véhicules ce qui inclut le déplacement entre l’Hôtel de Ville et le garage municipal.

Exemples de tâches à accomplir

• S’assurer de la bonne application des contrôles comptables mis en place et du respect du règlement concernant l’administration des finances municipales et la délégation du pouvoir d’autoriser des dépenses, notamment produire les certificats de crédits, attribuer les numéros de bons de commande et comptabiliser les engagements pour les services définis par son supérieur
• Effectuer l’appariement de documents, factures, bons de commande et bons de livraison, valider la conformité de la marchandise, vérifier et codifier les factures des fournisseurs
• Effectuer les procédures de fin de mois, vérifier les états de compte, procéder à l’analyse et la liste des comptes à payer, des engagements, des chèques émis et préparer les rapports financiers pour les séances du conseil et toute autre réunion et effectuer le paiement des factures (par chèque ou paiement électronique)
• Faire la saisie de données dans les logiciels qui permettent la gestion de la flotte de véhicules (entretien préventif, consommation d’essence, etc.) et l’approvisionnement
• Maintenir à jour l’inventaire (quantités et coûts) sur support informatique et s’assurer des quantités requises (ex. fournitures de bureau)
• Effectuer la mise à jour et le suivi de la liste des fournisseurs selon les lois et règlements en vigueur (ex. Portail de fournisseurs)
• Assurer le suivi de l’attribution des coûts par projet dans les postes budgétaires appropriés et effectuer la répartition des coûts des règlements d’emprunt associés à ces projets, le cas échéant
• Communiquer avec les différents fournisseurs afin d’obtenir des spécifications et des prix de fournitures et de matériel et procéder aux commandes, au besoin
• Assurer le suivi des acquisitions d’immobilisations en complétant les fichiers y étant reliés
• Collaborer à l’audition comptable annuelle des vérificateurs, préparer et fournir tous les rapports et documents nécessaires et exigés par ceux-ci
• Compléter et facturer les commandes de travaux, les estimations de projets
• Effectuer d’autres tâches de bureau connexes, telles que le traitement de texte, le classement et la tenue de dossiers, les envois par télécopieur ou par courriel et les photocopies;
• Préparer occasionnellement les paies de divers services en l’absence du technicien à la comptabilité et remplacer ou soutenir les autres employés du service, lorsque requis
• Effectuer certaines tâches administratives en soutien selon les besoins du service

Les tâches mentionnées précédemment reflètent les caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.